SRFQ (Supplier RFQ Manager v1)

Con l'obiettivo di aumentare il livello di copertura funzionale del software ERP SI5, abbiamo recentemente concluso lo sviluppo del modulo applicativo preposto alla gestione del flusso relativo alla gestione delle richieste di offerte a fornitori per il materiale normalmente non codificato. Con questo nuovo modulo siamo riusciti a coniugare la facilità operativa tipica dell'ambiente di produttività individuale di Microsoft con il controllo ed il rigore proprio del sistema gestionale.

Si propone di coprire la fase di dialogo in azienda tra gli enti richiedenti e l'ente acquisti, le fasi di catalogazione e archiviazione delle offerte ricevute dal buyer con relativa documentazione da trasmettere agli enti che ne hanno fatto richiesta, la fase finale relativa alla scelta, la codifica e la generazione automatica delle RDA sul sistema ERP Si5. Si divide in tre fasi logiche:

1. Generazione della RFQ (richiesta d'offerta) da parte user verso i buyer
2. Associazione delle offerte fornitore alla richiesta da parte del buyer
3. Accettazione offerta da parte user e sua trasformazione in richiesta d'acquisto su SI5

Fase 1 - Generazione della RFQ (richiesta d'offerta) da parte user verso i buyer

Ogni user autorizzato può emettere delle richieste d'offerte indirizzate al dipartimento Acquisti.

Queste RFQ contengono i dati sufficienti a descrivere l'oggetto della quotazione per i buyer, principalmente un ampio spazio per l'inserimento di note descrittive a piacimento. In qualunque momento l'utente può inviare la richiesta al/ai buyer.

Fase 2 - Associazione offerte da parte buyer

Ogni buyer può accedere alle RFQ a lui destinate, le cui limitazioni sono definibili parametricamente in basse alla tipologia d'acquisto, a classi merceologiche, etc.

A fronte di una RFQ il buyer ha la possibilità di inserire n offerte diverse da diversi fornitori potendo aggiungere anche diversi documenti allegati per ciascuna offerta, per cui è gestito uno streumento di storage apposito.

Quando lo ritiene opportuno reinvia la RFQ, con tutte le offerte allegate, all'utente emittente.

Fase 3 - Accettazione Offerta da parte User

Lo user ha una funzione di visualizzazione delle RFQ trattate dagli acquisti tramite la quale può controllare le diverse offerte inserite dai buyer e scegliere quella preferita. Le offerte accettate sono rese disponibili per l'interfaccia con la soluzione web-based SI5 verso il quale possono essere inviate allo scopo di essere caricate come richieste d'acquisto. Le rda saranno quindi caricate sul Si5 in stato 0 (in inserimento) a disposizione dell'utente emittente, il quale potrà vederle, modificarle aggiungendo eventuali altri campi necessari a seconda della parametrizzazione del gestionale Si5 ed immetterla nel normale circuito di firma e validazione predisposto in Si5.

Tutti i passaggi tra le diverse fasi sono gestiti per mezzo di stati ed è quindi gestibile ogni tipo di ritorno alla fase precedente o ripetizione di una fase.

L'applicativo, oltre a gestire in maniera congrua il processo di RFQ, permette di costituire automaticamente un archivio unico, centralizzato e strutturato di tutta la documentazione presentata dai fornitori per ogni richiesta d'offerta (per progetto, fornitore etc.), con i conseguenti vantaggi di praticità nel recupero delle informazioni ex post.

Demo