Come migliorare il monitoraggio degli acquisti per spese generali ed investimenti

Per poter monitorare le spese e gli investimenti dal momento in cui questi si originano, Si5 permette di gestire un budget per conto/centro/commessa/iniziativa e di iniziare altresì il monitoraggio dell’avanzamento dell’impegnato sul budget già a partire dall’emissione delle richieste di acquisto, per poi procedere con l’emissione degli ordini, le eventuali ricezioni di beni/servizi ed infine la ricezione delle fatture.

Flusso di Emissione e Convalida RdA
Si5 può essere configurato per attivare diversi livelli di firma in funzione dello stabilimento e del tipo di fornitura o ordine.

Il percorso di firma è inoltre influenzato da una serie di fattori contingenti in quanto alcuni livelli possono essere opzionali o bypassati e, di fatto, si attivano solo in certe condizioni, come il raggiungimento di soglie valore, o con specifiche classi merceologiche o commesse o, ancora, attraverso il bypass firma livelli consecutivi in carico al medesimo firmante.

La predisposizione delle RdA da parte degli utenti emittenti può essere inoltre guidata al fine di agevolare l’utente nella compilazione e nella corretta selezione del corredo contabile definendo una data obbligatorietà dei campi come lo stabilimento, il tipo di fornitura, il tipo di ordine o la commessa.

Workflow Approvativo
I messaggi di Workflow possono essere sia interni al sistema che spediti via email, mentre diversi possono essere i tipi di messaggi workflow gestibili nel processo RdA:

• Avviso Emissione RdA
• Avviso Convalida RdA
• Avviso RdA Confermata
• Avviso RdA Rifiutata/Annullata
• Avviso Ordine di Acquisto emesso

Emissione e Firma Ordini di Acquisto
Le RdA definitivamente convalidate raggiungono lo stato C, ovvero “Confermate”.

In funzione della configurazione di Si5 queste possono essere intestate genericamente all’ente acquisti, per cui chiunque vi appartenga può occuparsene, oppure posso essere intestate a diversi buyer.

In Si5 è infatti possibile assegnare i buyer in funzione della competenza sulle diverse classi merceologiche di acquisto e tipologie di fornitura trattate.

I buyer potranno essere notificati tramite workflow relativamente a nuove RdA in attesa di essere trasformate in ordine e potranno sia interrogarle, sia stamparle, nel caso non le ricevano fisicamente, sia emettere report relativi alle rda confermate, ancora da stampare e trasformare in ordine.

L’emissione dell’ordine, soprattutto in funzione dell’avvenuto processo di approvazione dell’RdA, può essere subordinata al non superamento del montante RdA approvato, come semplice avviso oppure in forma bloccante.

In caso di saving rispetto al valore stimato su RdA al momento dell’emissione dell’ordine, viene immediatamente liberato l’impegnato risparmiato sul budget di riferimento.

Gestione Budget

In Si5, come già accennato, è possibile inserire e manutenere due tipologie di budget, con caratteristiche eventualmente differenti: un budget di spesa ed uno relativo agli investimenti.

L’attribuzione allo specifico tipo di budget è funzione della configurazione del singolo tipo ordine ed il budget di spesa è tipicamente definito attraverso una serie di parametri quali il conto industriale di costo, il centro di costo, la commessa (che può essere opzionale) e l’anno.

Dopodiché si può decidere se mensilizzare o meno il budget.

Il budget di investimento normalmente viene definito per il tipo di commessa/progetto/iniziativa di investimento e l’anno (che può essere un dato opzionale nel caso esista un monitoraggio per progetto pluriennale).

Se questa notizia ti è stata utile, continua a seguirci e contattaci nel caso tu abbia interesse ad avere maggiori informazioni sulla soluzione di Sorma, Gruppo Centro Paghe.

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